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江西省档案馆推进馆藏文书档案开放审核工作纪实

发布时间:2022-08-03 来源:中国档案报 字体:【大】【中】 【小】

    为深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神和贯彻实施新修订档案法,去年以来,江西省档案馆正式启动“十四五”馆藏新中国成立后文书档案开放审核工作,力争用5年左右时间,将到2025年底形成满25年的约150万件馆藏新中国成立后文书档案全部完成开放审核。一年多来,省档案馆稳步推进新中国成立后文书档案开放审核工作,用制度保障流程规范,以创新引领提挡升级,聚合力推动落实见效,馆藏文书档案开放审核工作取得明显成效。

用制度保障流程规范

    今年7月21日,江西档案信息网发布了一则《江西省档案馆档案开放公告》,这是省档案馆今年第二次向社会发布档案开放公告,向社会公布了本次开放档案的数量和主要内容,并同时将这部分开放档案文件级目录上传至江西档案信息网(江西档案共享服务平台)和江西档案共享利用平台,供社会各界通过互联网、全省档案纵向业务网直接查阅。

    按照新修订档案法规定,省档案馆与省档案局、相关省直单位协商,结合实际建立了“四审一议一批”的开放审核制度,即省档案馆负责一审、二审,档案形成单位或者移交单位负责对二审意见进行复核。此外,对无继续行使职能单位的档案,由省档案馆负责三审。若正式反馈的复核意见不明确,或与二审意见分歧较大时,省档案馆负责开展第四次审核。之后,由省档案馆档案开放审核工作领导小组对三审或四审意见进行审议(必要时可请相关档案形成单位或移交单位参加审议),形成审议纪要,连同开放审核情况一并提交馆长办公会研究、审批。审批同意后,才形成正式的档案开放公告向社会发布。下一步,省档案馆将按照《国家档案馆档案开放办法》的要求,将确定为延期开放的档案目录报省档案局审核。

    为确保“四审一议一批”开放审核制度的规范高效,省档案馆通过修订、编制相关制度与规则,进一步完善了档案开放审核程序、方法及要求。近年来,修订完善了《江西省档案馆档案开放审核工作规定》,依据《中华人民共和国政府信息公开条例》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,编制了《江西省档案馆馆藏档案开放审核适用规则(试行)》,明确了17类开放档案适用规则及示例、27类控制使用档案适用规则及示例,以及26类共性规则等,确保档案开放审核工作的规范化实施。

以创新引领提挡升级

    江西省档案馆持续推进数字档案馆建设,并通过了国家档案局科技信息化司组织的“全国示范数字档案馆”测试。省档案馆两个办公区和部分省直单位档案室均按照专网专机要求安全接入全省档案纵向业务网。只要登录数字档案集成管理系统或江西档案共享利用平台,就可开展线上流程化开放审核工作,并受到多层网络安全三级防护体系和国密信道的保护。目前,省档案馆已经建成覆盖全部馆藏档案文件级目录数据库,以及达到85.16%应数字化率的纸质档案数字副本,支持省档案馆全程线上开放审核,无需调阅实体档案。

    省档案馆大数据分析应用系统辅助开放审核、查重等智能化分析成果的运用,让开放审核工作效率和准确率再次提升。今年年初,省档案馆承担的《基于结构化和文本数据的辅助开放鉴定模型》项目科研成果已经应用到实际工作中,完成了两套应用系统功能升级等工作,通过中间接口将智能化辅助开放审核成果写入了数字档案集成管理系统开放审核流程。通过数据挖掘、深度学习等人工智能技术的应用,大大提高了档案审核效率。根据查重标识,管理者可对分属不同全宗但内容相同的多件档案,优选文件制发单位全宗的一件纳入鉴定计划,并在终审后对其他重复件分发审核意见,此举可减少约31万件的文书档案开放审核工作量。

    同时,省档案馆运用系统思维在开放审核流程中同步开展档案价值鉴定工作。主要做法是,在数字档案集成管理系统开放审核流程中,对保管期限为长期的文书档案逐件标识到期可销毁或保管期限提升为永久的参考处置意见,对不属于归档范围的文书档案,标记相应的参考处置意见,把到期可销毁、不属于归档范围的档案划为控制使用。价值鉴定工作的开展为下一步到期档案的处置提供了重要参考依据,有利于提升开放档案整体质量。

聚合力推动落实见效

    按照实施方案,新中国成立后文书档案开放审核工作将分3个批次实施,每个批次用时约一年半,并以处(室)为基本单元安排月度任务,上至馆长,下至普通干部,按照一审人员每月600件、二审人员每月1200件的工作量组织实施。开放审核工作专职人员承担二审任务,工作量翻倍,同时负责组织落实各项具体工作。省档案馆根据两地办公的实际情况,分设两个开放审核工作区,共配置20台专用电脑连通数字档案集成管理系统,便于全馆干部职工用碎片化时间开展工作。

    为保障开放复核工作顺利推进,省档案局不断加强对省直单位的业务指导,省档案馆与相关省直单位建立开放复核工作联络小组,召开了3次省直单位业务沟通会,定期了解工作进度,协商解决业务问题,做到开放复核工作事前、事中和事后全过程的通力协作。省直单位高度重视,分管领导推动,档案管理人员主动加强复核事项的协调对接,具体开放复核人员仔细审阅,逐一标明复核意见的依据,提出相关意见和建议。

    经过相关各方共同努力,截至目前,省档案馆共完成了53.5万件文书档案的一审、二审任务,会同21家省直单位共同完成了14.71万余件文书档案的终审任务,分5批向社会开放档案6.42万余件。目前,第一批次69个全宗约54万件文书档案的一审、二审任务已于6月底前全面完成。省档案馆正在编制第二批次文书档案开放审核实施方案,并继续会同26家省直单位协同完成今年首批12.3万件文书档案的开放复核工作。

    好风凭借力,扬帆正当时。省档案馆将继续以习近平总书记对档案工作重要批示为根本遵循,以最大限度地满足人民群众的档案利用需求作为工作的根本出发点和最终落脚点,持续发力,久久为功,推动全省档案开放审核工作不断迈上新台阶。

    原载于《中国档案报》2022年8月1日 总第3864期 第三版

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